W zarządzaniu można wyróżnić kilka funkcji, a jedną z nich jest kontrolowanie. W poniższym artykule przedstawiamy podstawowe informacje o kontrolowaniu i kontroli.

Kontrola

Kontrola to ogólne porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym. W innym sensie dopilnowanie, aby wszystko funkcjonowało zgodnie z ustalonymi zasadami.

Funkcje kontroli:

• ochronna – zabezpieczenie przed zmniejszeniem się sprawności przedsiębiorstwa,

• kreatywna – pobudzanie i inicjowanie działań do podnoszenia sprawności funkcjonowania przedsiębiorstwa,

• sygnalizacyjno – infromacyjna,

• instruktażowo – doradcza,

• profilaktyczna.

Typy kontroli:

• wstępna – ma charakter prewencyjny, jej celem jest zapobieganie przyszłym, potencjalnym odstępstwom od przyjętych założeń,
• bieżąca – odbywa się równolegle z kontrolowanymi działaniami,
• doraźna – przeprowadza się ją tylko w razie potrzeby, ma ona charakter interwencyjny i w dużym stopniu zaskakuje osoby kontrolowane,
• końcowa – jest to podstawowy, najczęstszy typ kontroli. Polega na porównaniu ostatecznych efektów konkretnego działania z przyjętymi uprzednio standardami.

(fot. spiegel )

Kontrolowanie

Kontrolowanie polega na obserwowaniu postępów organizacji w osiąganiu przyjętych celów. Należy określić efektywność działań pracowników i wykorzystywania zasobów podlegających kontroli. Ważne jest sprawdzenie czy działalność danej jednostki przebiega właściwie oraz, czy przekazywane zadania są realizowane.

Etapy procesu kontrolowania:

1. Ustalenie norm.
2. Mierzenie wyników.
3. Porównanie pierwszego i drugiego punktu.
4. Ocena wyników działania:
   • utrzymanie statusu quo,
   • korekta odchyleń,
   • zmiana norm.

Zasady kontrolowania:

• natychmiastowości (natychmiastowe informacje o odchyleniach),
• obiektywności (kontrola wyników pracy podwładnych),
• korygowania (nie statyczna, ale dynamiczna).