Filozofia Kaizen

Słowo Kaizen pochodzi z języka japońskiego. Ma dwa znaczenia:

• pisane znakami kanji oznacza: polepszenie, poprawę, zmianę na lepsze,
• pisane językiem sylabicznym katakany oznacza: japońską filozofię biznesową (sposób postępowania) ustawicznego polepszania, poprawiania procesu zarządzania i produkcji na wszystkich jego szczeblach, z uwzględnieniem m.in. technik biznesu „just-in-time”.

Filozofię tę zapoczątkował Masaaki Imai w 1986 roku. Według niego Kaizen jest ojcem sukcesu gospodarczego Japonii na rynku konkurencyjnym. Jest to ciągłe ulepszanie w życiu osobistym, życiu domowym, życiu społecznym i w pracy. Kiedy zastosujemy je w miejscu pracy oznacza to ciągłe doskonalenie się wszystkich pracowników firmy. Imai powiązuje jakość z tą filozofią poprzez następujące sformułowanie: "w ogólnym sensie, jakość jest czymś, co może być ulepszane". Kaizen jako filozofia pracy jest pojęciem nadrzędnym w japońskim modelu zarządzania. Tworzy atmosferę, w której przedsiębiorstwa mogą rozwiązywać swoje problemy.

Strategia Kaizen w biznesie wciąga wszystkich uczestników organizacji gospodarczej do procesu jej udoskonalania. Jest to proces, który nie wymaga dużych nakładów inwestycyjnych. Koncentruje się na eliminacji wszelkich strat we wszystkich systemach i procesach organizacji. Ta strategia zaczyna się i kończy na ludziach. Ludzie muszą ciągle doskonalić swoje umiejętności i zdolności, aby sprostać wymaganiom wysokiej jakości, niskich kosztów i dostaw na czas. Kaizen umożliwia uzyskanie przewagi konkurencyjnej na rynkach światowych.

Rodzaje Kaizen:

• przepływu - skupia się na całym strumieniu wartości. Chodzi w tym przypadku o większego kalibru zmiany wpływające zasadniczo na przebieg strumienia wartości jak np. wdrożenie systemu ssącego, czy też zmiana layout’u hali produkcyjnej. Ten rodzaj Kaizen leży w gestii kierownictwa.
• procesu - skupia się na poszczególnych procesach. Chodzi w tym przypadku o usprawnienia dokonywane lokalnie na poszczególnych stanowiskach i w pojedynczych obszarach przedsiębiorstwa jak np. usprawnienie standardu wykonywania zabiegów przez operatora,  czy też wdrożenie elementów sterowania wizualnego na podłodze hali produkcyjnej. Ten rodzaj Kaizen leży w gestii pracowników bezpośrednio produkcyjnych i ich bezpośrednich przełożonych.

(fot. pronost)

Kaizen jest ściśle powiązany z inną metodą opracowaną w Japonii w latach pięćdziesiątych, tak zwanym cyklem Deminga (znany również jako PDCA). Poniższe działania mogą być uznane za filary, na których spoczywa ta filozofia.

1. Plan (zaplanuj) – stwórz plan działania, który sprawi, że wykonasz proces sprawniej.
2. Do (wykonaj) – zrealizuj plan.
3. Check (sprawdź) – sprawdź każdą fazę zoptymalizowanego procesu (identyfikowanie marnotrawstw i problemów).
4. Act (popraw) – podjęcie działań korygujących w celu poprawy wszystkich wykrytych w poprzednim kroku błędów.

Główne obszary dla których warto wdrożyć filozofię kaizen:

• praca indywidualna,
• oszczędności energii, materiałów i innych zasobów,
• środowisko pracy,
• maszyny, urządzenia i procesy,
• praca w urzędach,
• jakość produktu,
• nowe produkty,
• obsługa klienta.

Kaizen w Polsce

1. Powołanie osobnego stanowiska pracy dla osoby nadzorującej program Kaizen. Osoba ta otrzymuje dość szeroki zakres obowiązków, co powoduje, że funkcję tą powinna zostać przyporządkowana do jednej osoby pracującej na pełen etat. Będzie ona odpowiedzialna za odpowiednie szkolenie pracowników i szerzenie idei.

2. Wprowadzenie formularza do zgłaszania usprawnień. Wypełnione wnioski mogą trafiać do specjalnej skrzynki przeznaczonej dla kaizen lub bezpośrednio do osoby, która jest odpowiedzialna za ten program. Forma formularza jest dowolna może być on papierowy bądź elektroniczny.

3. Podejmowanie decyzji o akceptacji wniosku bądź jego odrzuceniu. Ta decyzja jest zależna od rodzaju przyjętego wniosku, który może dotyczyć także już wykonanego usprawnienia. Droga decyzyjna - czy wniosek przyjąć czy nie, może obejmować innych pracowników oraz być bardziej rozbudowana. Zdarza się, że osoba przyjmująca wnioski nie ma udziału w ich akceptacji. Decyzja często jest podejmowana przez przełożonego osoby składającej wniosek.

4. Proces wprowadzania zaproponowanych w wniosku działań - w przypadku akceptacji wniosku. Działania te mogą być podejmowane przez: autora wniosku, osobę koordynującą działania kaizen, inne osoby bądź działy przyporządkowane do danych obszarów.

5. Ogłaszanie informacji o przyjętych wnioskach i nagradzanie najlepszych pomysłów. Zdarza się, że publikuje się tabele bądź inne zestawienie zbiorcze wszystkich pomysłów i oznacza te, które zostały zrealizowane. Udział w wyborze najlepszych wniosków może brać zespół pracowników, który pełni taką rolę w zakładzie.